Je focus vasthouden op een simpele manier

Ken je dat gevoel? Dat je aan het einde van een drukke, volle dag denkt: wat heb ik nou eigenlijk gedaan? De hele dag druk, maar waarmee? Dat je een gebrek aan focus ervaart, overspoeld en overprikkeld bent? Je aandacht is overal en nergens en je energie is helemaal weg.  Je focus vasthouden gedurende een dag kan nog een behoorlijke opgave zijn, wanneer er wel duizend verschillende dingen zijn die je zou kunnen doen. Het punt is: we willen vaak veel te veel. Ik ken het maar al te goed. Je overschat hoeveel je gedaan kunt krijgen op een dag. Je overschat ook de hoeveelheid energie die je hebt. Of je gaat er misschien wel van uit dat die hoeveelheid energie constant is gedurende de dag. Dat valt dan soms vies tegen. I’ve been there.

Daarom is het zo belangrijk dat je leert om weer focus aan te brengen. Als je dat lukt, krijg je weer het tevreden gevoel terug dat je Belangrijk Werk voor elkaar hebt gekregen. Dat je werkelijk productief bent geweest. Hoe klinkt dat? Te mooi om waar te zijn? Laten we eens kijken hoe je dat voor elkaar kunt krijgen.

Je concentreren op Belangrijk Werk

Hoe doen we dat? Deze methode is tamelijk eenvoudig. Maar het blijft natuurlijk makkelijk om afgeleid te raken. Beschouw dat maar als onderdeel van aandachts-training. Daar ga ik straks verder op in.

1. Maak een shortlist. Daar zet je per werkdag 3 tot 5 belangrijke (kern)taken op. Dat is jouw Belangrijke Werk.
2. Onderaan deze shortlist schrijf je een paar kleine, simpele taakjes die je kunt doen als je focus en concentratie wat wegzakken. Een belletje hier, een mailtje daar, kopietje zus, postpakketje zo. Dat soort taakjes.
3.  Bij elkaar zijn dit de taken die je vandaag gaat doen. Meer niet. De shortlist heet niet voor niets short: je wilt de lijst met kerntaken per dag kort, overzichtelijk en behapbaar houden.
4. Ideaal gesproken maak je deze lijst de avond van tevoren of in de vroege ochtend…dan hoef je er verder niet over na te denken wanneer je de taken ook werkelijk uitgaat voeren. Dit klinkt te simpel voor woorden, maar het is heel belangrijk. Ga geen discussie aan met jezelf. Start gewoon met de eerste taak die bovenaan staat.
5. Werk je vervolgens de blubber op die ene kerntaak. Geef het je volle aandacht. Zorg ervoor dat je niet afgeleid kunt worden. Maak je niet druk over alle andere dingen die nog gedaan moeten worden. Dit is op dit moment het enige waar jij je mee bezighoudt.
6. Als je toch gestoord wordt bij je kerntaak, handel het af of zet het onderaan je shortlist om het later af te handelen. En keer terug naar je kerntaak. Focus. Geef alle aandacht die je je hebt aan die ene taak.
7. Wanneer je klaar bent met een kerntaak, of niet verder kunt omdat je ergens op moet wachten, kies je de volgende kerntaak van je shortlist.
8. Repeat.
9. Er komt een moment waarop je de focus echt niet meer op kunt brengen, wanneer je een tikkie inkakt. Voor mij is dat altijd rond een uur of vier. Dat is het beste moment om aan de simpele taakjes te beginnen, die ook moeten gebeuren. Die staan dus onderaan je shortlist. Wat een heerlijk gevoel om daar een vinkje achter te kunnen zetten, vind je niet?
10. Naast de dagelijkse shortlist hou ik een langere lijst bij van kleine en grote taken die ik ook nog moet of wil doen; de longlist. En daar kies ik iedere dag taken van uit om te doen. De kleinere, simpele taken bewaar ik dus voor de ‘vier-uur-dip’. 

What’s the catch?

Klinkt simpel, toch? Maar er zijn wel een aantal valkuilen bij deze manier van werken. Het helpt als je van tevoren weet wat die zijn. Zodat je ze kunt tackelen. Laten we eerlijk zijn. Het grootste obstakel dat je bij deze werkwijze tegen gaat komen is…tegenzin. Je hebt geen zin om aan je kerntaak te werken, dus zoek je afleiding of ga je werken aan je kleinere taakjes. Dit is een hele menselijke gewoonte die iedereen wel herkent. Er zijn boekenkasten vol over geschreven. Geef je zelf niet op de kop als je dit tegenkomt terwijl je aan het werk bent. You’re only human.

De manier om er wel mee om te gaan? Wanneer je merkt dat je iets probeert te vermijden dat moeilijk of onzeker is…kijk er dan eens naar. Loop er niet voor weg. Kijk eens naar wat je probeert te vermijden. Wees een nieuwsgierige toeschouwer van de ongemakkelijke gevoelens die het oproept. Het hoeft niet weg: dat ongemak, die frustratie, die irritatie. Het is er namelijk toch al en verzet ertegen kost je nog meer energie. Kun je het er laten zijn, kun je het verdragen? 

En dan is er ook nog de valkuil van te veel willen doen. Hoe ga je daar mee om? Als je niet al je kerntaken van je shortlist gedaan krijgt op een dag, wat vaak voorkomt, verplaats je ze gewoon naar je longlist. Je kunt er dan voor kiezen om ze de volgende dag, of de dag erna, weer op je shortlist te zetten. Op deze manier heb je maar twee bestanden nodig: je shortlist en je longlist. 

Deze methode zorgt ervoor dat je niet te veel probeert te proppen in één dag: een veel voorkomend probleem. Het vraagt alleen van je om een paar kerntaken te doen, maar dat dan wel met je volle aandacht. En je weet altijd wat die éne taak is, dus daardoor word je niet overweldigd door een scala aan keuzemogelijkheden. Dít is aandachts-training. De eenvoudige methode maakt het je makkelijker. Ga het gewoon eens doen en kijk wat er gebeurt.

Met veel dank aan Leo Babauta van Zen Habits.